Assistente Administrativo

Descrição sumária:

Realizar atividades administrativas do setor e da recepção, cumprindo o que foi estabelecido pelo seu superior imediato, observando sempre os prazos e a qualidade na execução dos serviços prestados, além de lidar com o registro e processamento de notas fiscais.

Atividades:

• Recepcionar o público em geral (fornecedor, clientes, visitantes e profissionais) na recepção da fábrica e escritório central da empresa.
• Direcionar o público em geral que chegar na recepção da fábrica e escritório central para as áreas e os responsáveis.
• Atender ligações telefônicas internas e externas e transferir as ligações aos ramais solicitados.
• Efetuar ligações internas e externas quando solicitado pelos usuários da empresa e diretoria.
• Anotar e transmitir recados quando os profissionais e diretoria estiverem ausentes da empresa.
• Digitar e atualizar os ramais da lista de contatos da empresa.
• Acompanhar a agenda e todos os compromissos da diretoria no calendário outlook e se for necessário atualizar.
• Levantar todas as visitas da fábrica para organizar data, horário e todas as informações como: empresa, nome completo, cargo, número de participantes, cidade e informar todas as áreas envolvidas.
• Efetuar reservas de hospedagem, alimentação (almoço ou jantar) e entrega de brindes, quando tiver programação de visitantes.
• Verificar com o departamento de marketing qual apresentação deverá ser projetada, o responsável pela apresentação e pelo acompanhamento dos visitantes.
• Receber, conferir e organizar as correspondências que são entregues e direcionar aos setores responsáveis.
• Inspecionar a limpeza e organização das salas de reunião e diretoria, recepção, banheiros e a entrada da empresa.
• Organizar todo o processo de reuniões de acordo com o check list e manual da secretária.
• Controlar o financeiro dos vales refeições a terceiros, alimentando a planilha e realizando troco se necessário.
• Registrar no site do correio o registro das correspondências a serem enviadas, gerar a etiqueta para anexar no documento. avisar para coletar, após o envio, passar o código de rastreamento para o solicitante acompanhar a entrega.
• Levantar a necessidade e realizar o controle de suprimentos (material de escritório, expediente e tonner) para a recepção da fábrica e para o escritório central, solicitando ao almoxarifado ou TI.
• Abrir chamado para a TI quando for necessário manutenção na central telefônica, acesso compartilhamento de agenda, manutenção computador, alteração de senha e outros.
• Aplicar o checklist de verificação para manutenção das salas (troca de lâmpadas, conserto dispenser papel toalha etc.), se necessitar de serviço abrir uma, solicitação via sistema ERP.
• Conferir a fatura e relatório do correio (dentro do site) e enviar para pagamento.
• Fazer o lançamento da solicitação de compra no sistema ERP (hospedagem, refeições, locação de veículo entre outros).
• Auxiliar a controladoria em atividades administrativas (planilha de despesas da aeronave);
• Dar assistência na programação de viagens corporativas, de acordo com o checklist.