PESSOA ASSISTENTE ADMINISTRATIVO (FACILITES)
Unimed Nacional
Data: há 3 dias
Cidade: São Paulo, São Paulo
Tipo de contrato: Tempo total
Suporte preciso e eficiente à equipe de Facilities administração e controle dos ativos da empresa, assegurando a integridade, disponibilidade e otimização desses recursos.
Responsabilidades e atribuições
Responsabilidades e atribuições
- Realizar o recebimento, conferência e lançamento das notas fiscais no sistema corporativo, garantindo a conformidade e o pagamento no vencimento e competência.
- Abrir requisições de compras para produtos e serviços necessários ao departamento, assegurando a correta descrição e justificativa de cada solicitação.
- Controlar o estoque de materiais de escritório, higiene e copa, garantindo a reposição dos insumos antes de seu término, para evitar desabastecimento e interrupção das atividades.
- Agendar e acompanhar a execução de serviços de manutenção preventiva e corretiva realizados por prestadores externos, assegurando o cumprimento dos prazos e a qualidade dos serviços.
- Organizar e arquivar documentos físicos e digitais, seguindo os processos internos para garantir fácil acesso e segurança das informações.
- Auxiliar na organização e execução de eventos corporativos.
- Apoiar as secretárias da Diretoria nas atividades de facilities.
- Realizar o acompanhamento diário das operações no restaurante interno, assegurando que os padrões de qualidade e eficiência sejam mantidos.
- Elaborar planilhas e relatórios financeiros básicos, realizando análises de dados para apoiar a gestão.
- Contribuir na elaboração de cronogramas e no controle de prazos de prestadores terceiros.
- Apoiar na elaboração de comunicados internos, mantendo o cliente interno informado sobre as atualizações e mudanças nos processos corporativos.
- Controlar a agenda de utilização do auditório, apoiando nas reservas e garantindo que os eventos ocorram sem conflitos de horários.
- Atender e gerenciar chamados internos gerados por colaboradores no sistema corporativo, buscando soluções rápidas e eficazes para atender às necessidades dos solicitantes.
- Realizar rondas diárias por meio de aplicativo para identificar eventuais anomalias nas instalações e direcionar as correções necessárias.
- Realizar visitas periódicas às unidades de negócios em São Paulo, a fim de garantir o bom andamento das atividades dos prestadores de serviços terceirizados e assegurar a conformidade com os padrões estabelecidos.
- Prestar suporte no acompanhamento dos serviços relacionados à frota, incluindo revisões programadas, abastecimento e resolução de sinistros, garantindo a manutenção da operação logística.
- Manutenção de registros detalhados dos ativos, desde a aquisição até a baixa, incluindo informações sobre localização, depreciação e valor contábil.
- Realização de inventários físicos e reconciliação com os registros contábeis.
- Atualização do sistema ERP de gestão de ativos.
- Ensino Médio Completo;
- Necessário conhecimento em Gestão Patrimonial;
- Conhecimento Excel e Power Point;
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